Часто учет мобильной связи в компаниях сводится к тому, что сотрудникам назначается определенный лимит расходования, а сумма превышения удерживается из зарплаты. По словам Алексея Уколова, коммерческого директора сервиса Tarifer.ru, помогающего определить оптимальный тариф, такой подход может навредить бизнесу: потратив все деньги на личные звонки, сотрудник начинает экономить на телефонных переговорах с клиентами . А иногда просто невозможно отследить, сколько было потрачено на связь по каждому номеру. Уколов приводит такой пример: в стандартной корпоративной PDF-детализации от «Билайна», чтобы вычислить сумму расходов по конкретному номеру, необходимо сложить итоги из шести разделов, добавить НДС и еще 1,2% («надбавка за услуги связи»).
Как сокращать затраты без ущерба для бизнеса?
Выбор тарифа
Сергей Мерзликин, начальник ИТ-отдела компании «Конверсия-Жилье» , производящей стройматериалы, рекомендует начать сокращение расходов с периодического изучения тарифов оператора и выбора оптимальных вариантов для сотрудников. Для этого надо хотя бы раз в год составлять таблицу потребления услуг по каждому номеру за несколько месяцев. Затем вычисляются затраты на эти услуги по нескольким тарифным планам — упрощенные формулы расчета можно составить самостоятельно. Такой расчет позволяет оценить общую картину и выбрать оптимальный тариф. Сами сотрудники обычно либо не могут контролировать расходы (не получают детализацию расходов), либо ленятся это делать.
При расходах компании на мобильную связь от 500 000 рублей в месяц точно нужно вести переговоры с провайдерами о получении корпоративных скидок.
Система лимитов
Во владимирской инженерно-технологической фирме «Системы и технологии» больше двухсот сотрудников, многие часто в командировках по России и за границей. Мобильной связью приходится пользоваться много, и когда количество рабочих номеров превысило полсотни, потребовалось по-новому наладить финансовый и организационный учет расходов. Сократить затраты на связь почти на треть позволила система лимитов и отчетности сотрудников за их превышение. Теперь всегда можно сказать, сколько было потрачено на рабочие, а сколько на личные разговоры. С ростом количества используемых SIM-карт у оператора удалось получить хорошие скидки, что позволило сократить не только корпоративные расходы, но и сделать личную связь выгоднее для сотрудников.
Упростить работу по сокращению расходов помогла специальная программа — анализатор счета. Она автоматически составляет отчет для сотрудника (сами звонки и стоимость, превышение лимита) и отчет для администрации (общие расходы на связь по подразделениям и сотрудникам). Для разных групп сотрудников могут быть заданы десятки разных лимитов. Например, лимит месячных расходов может выглядеть так: 500 рублей на местные звонки, 300 рублей на межгород, 100 рублей на мобильный интернет, роуминг запрещен, 20 SMS. Любое превышение из этого списка оплатит сам сотрудник.
Разделение номеров на личные и служебные
Начальник ИТ-департамента «Систем и технологий» Андрей Комиссаров говорит, что выбор тарифа для сотрудника зависит от его категории — отдел маркетинга больше использует сотовую связь, а водители меньше. Каждый сотрудник заполнил заявление и знает, что за превышение лимита придется написать объяснительную, иначе сумма автоматически вычитается из зарплаты, все расходы по неслужебным номерам также оплачиваются самостоятельно. После получения отчетов из сотовой компании программа автоматически рассылает по электронным адресам детальный отчет, причем разделение на личные и служебные номера уже хранится в самой программе. У сотрудников есть две недели, чтобы предоставить отчеты о превышении лимитов в финансовую службу и заявить новые служебные номера, разговоры по которым не будут вычтены из зарплаты. Вместе с объяснительными документами стандартный табличный документ Excel с отчетом о превышении лимитов поступает финансовому директору и далее в бухгалтерию. Примерно раз в квартал лимиты сотрудников могут быть пересмотрены.
Налоговая экономия на телефонных разговорах
Существуют программы, которые решают задачу учета детализаций . Информация от оператора загружается в систему, что позволяет построить статистические и аналитические отчеты для наглядного мониторинга расходов. С использованием такой программы можно настроить более сложные правила разделения расходов между компанией и сотрудником, чем просто лимит. Самый понятный пример — введение списка служебных номеров, звонки на которые оплачиваются работодателем. Этот список можно ежемесячно уточнять и дополнять, что также позволяет содержать в актуальном состоянии телефонную книгу контрагентов, с которыми общаются сотрудники . Еще одно применение списка служебных номеров — это возможность обосновывать в налоговой инспекции списание на затраты всех расходов на служебные звонки . Мало кто пока применяет это на практике именно из-за того, что необходимо подготовить отчеты для налоговой, а вручную это сделать невозможно. Софт этот процесс автоматизирует.
Компьютерные программы отчетности
Многие опрошенные эксперты из компаний, которым уже удалось сократить расходы на связь, рекомендуют обязательно внедрять специальное программное обеспечение — анализатор счета. Он помогает автоматизировать процесс отчетности по затратам на связь для бухгалтерии и ответственного за мобильную связь. Сотрудникам с такой программой легче разобраться в своих расходах и снизить их. Компании же софт позволяет не оплачивать личные переговоры персонала и экономить на налогах.
Вот несколько примеров софта для оптимизации расходов на связь.
Единственное решение, которое предлагает сам оператор. Разработки МТС и «МегаФона» пока не распространены. Внешний вид программы простой и понятный, ведь его разрабатывали маркетинговые специалисты «Билайна». Просто интегрируется с программами 1С для расчета зарплаты и бухучета, а для бухгалтера работа осуществляется внутри привычных окон 1С.
Цены: если у компании на счету до 50 номеров, обслуживание обойдется в 1000 рублей, более 300 — в 8000 рублей в месяц. Первый месяц работы бесплатно.
Единственная программа с функцией подбора выгодного тарифа для сотрудников.
Цены: Небольшие компании могут оплачивать использование ежемесячно — цена до 2500 рублей. Альтернатива — единовременный платеж за лицензию, в этом случае каждые 50 номеров обойдутся примерно в 7000 рублей. Версия программы с подбором тарифов стоит примерно вдвое дороже. Первый месяц — бесплатно.
Собственная разработка небольшой компании.
Цены: установка на один компьютер стоит около 3000 рублей, любые последующие обновления бесплатны. Дополнительные работы по настройке — до 20 000 рублей. Демо-версия для 10 номеров — бесплатно.
Простая интеграция в систему электронного документооборота на базе SharePoint является преимуществом этой программы. Просто установить ее нельзя, требуется полноценное внедрение от системного интегратора.
Цены : от 1 млн рублей плюс затраты на любые доработки.
Каковы бы ни была деятельность компании, основные статьи расходов будут включать в себя определенные затраты на связь и коммуникации. Естественным является стремление деловых людей оптимизировать свои расходы при условии получения максимальной прибыли. Одним из технологических решений такой задачи является установка IP ATC на базе Asterisk , к которой могут быть подключены различные операторы. Это означает, что вы можете выбрать наиболее оптимальный для своего рода деятельности пакет мобильного оператора, сократить расходы на телефонную связь, международные звонки и звонки по России.
Задача получить наибольшую прибыль при наименьших затратах прекрасно может быть решена с помощью внедрения цифровой телефонии. Сочетание высокого качества с приемлемой ценой характеризуется различными направлениями.
Снижение затрат на оплату международных, междугородных, мобильных звонков
Тарифы действующих операторов IP-телефонии значительно ниже стоимости услуг любых операторов обычной междугородной связи, можно выбрать безлимитные варианты, имеющие соответственно фиксированную стоимость, а можно использовать и функции поминутной оплаты. Дешевизна связи ни в коем случае не означает низкого качества, все объясняется очень просто. Используется совершенно новый способ передачи информации со значительным уменьшением затрат на оборудование и обслуживание каналов связи.
Снижаются затраты для разговоров не только с клиентами и партнерами, а и внутри действующих подразделений вашей компании, находящихся в удаленных местах. Особо эффективным это становится для бизнеса, имеющего сеть в различных городах (торговые, строительные, финансовые организации). При использовании IP-ATC Asterisk звонки, осуществляемые внутри сети, не требуют выделения дополнительных средств. Более того, вы будете иметь возможность бесплатно пользоваться услугами городских линий филиала вашей компании, выполняя звонки партнерам и клиентам.
Естественным будет и снижение расходов на коммуникации с абонентами, пользующимися мобильной связью , поскольку стоимость разговора через стационарные телефоны в таких случаях может даже превышать междугороднюю. Использование GSM – шлюзов дает возможность связываться с абонентами мобильной связи по тарифам их операторов. При звонке на номер мобильного телефона АТС автоматически направляет звонок GSM – шлюз, что, безусловно, дает значительную экономию средств.
Экономия на стоимости каналов связи
Внедрение IP-ATC на базе Asterisk предполагает оптимизацию расходов на мобильную связь на основе получения номеров по протоколу SIP от телефонных компаний через Интернет. Отпадает необходимость правильного распределения нагрузки на телефонные номера вашей компании, ограничения их количества. Среди преимуществ особо важным является возможность сохранять номер при изменении физического адреса компании, места расположения вашего офиса. Кроме того, имея многоканальный номер, вы сможете принимать неограниченное число входящих звонков . Учтем и то, что при реализации полного перехода на IP-телефонию вы не нуждаетесь в прокладке новой телефонной проводки, поскольку все телефоны будут подключаться к сети Интернет.
Компания VGDnet Media при установке данного вида телефонии гарантирует рационализацию расходов на техобслуживание не только каналов связи, но и соответствующего оборудования. Ведь переход к IP-телефонии предусматривает автоматизированное обслуживание, поскольку все телефонные сигналы будут распространяться через компьютерную сеть. Естественно, это приводит к сокращению должностей телефонистов. За связь, так или иначе, уже будет отвечать отдел автоматизации.
Снижение расходов на рекламу и продвижение контактных данных компании
Как уже указывалось, выше предлагаемый вид телефонии позволяет сохранять номер при изменении физического адреса компании. На самом деле это очень серьезная статья расходов при изменении контактных данных. Реклама новых номеров, оповещение об изменениях клиентов и партнеров фирмы занимает много времени и сил, соответственно, требует вложения новых средств. Получая телефонные номера через интернет по протоколу SIP, либо используя Volp-шлюз можно избежать таких проблем при условии установки IP-ATC на базе Asterisk. Сокращая расходы на рекламу и продвижение, естественно, вы способствуете быстрой окупаемости затрат на оборудование.
Отметим, что использование такого вида телефонии дает возможность систематизировать контроль расходов на сотовую связь, поскольку изначально предполагается введение функций записи разговоров и статистики выполненных контактов. Это играет также и организационную роль, так как сотрудники отказываются от ведения разговоров в личных целях в рабочее время за счет компании.
Обратим внимание на то, что главное преимущество представляемого вида связи – это качество и мобильность , что, безусловно, играет решающую роль в развитии современного бизнеса. Опыт клиентов, установивших с помощью VGDnet Media IP ATC, подтверждает высокую степень функциональности этого вида телефонии и с точки зрения материальной выгоды, и в плане оптимизации производственного процесса.
Высокое качество при демократичной цене, разнообразность современного функционала коммуникаций являются основными факторами экономически выгодного вложения в установку IP ATC.
Любая компания для развития своего бизнеса вынуждена тратить деньги на телефонную связь. Разница лишь в том, что у кого-то на это уходит больше средств, а у кого-то - меньше. Все зависит от размера и структуры самой организации. Но как бы то ни было, руководители всегда стремятся сэкономить на данной статье расходов. В последнее время для подобных целей все чаще прибегают к организации IP-телефонии. В короткие сроки это решение позволяет сократить затраты на связь до 90%.
Расходы на телефонную связь в бюджете компании
Сегодня ни одно предприятие, будь оно мелкое или крупное, не может существовать без телефонии и Интернета. По результатам опросов исследовательской компании Gartner Group, российские предприятия тратят на телекоммуникационные услуги от 0,64 до 3,87% от оборота. Наибольшие затраты отмечаются у организаций, работающих в области финансов и страхования, ТЭК, телекоммуникаций и металлургии, транспорта и связи, государственного управления и военной безопасности. При этом расходы предприятий на телекоммуникации имеют тенденцию к увеличению - об этом заявили 63% респондентов.
Телефонная связь составляет значительную часть бюджета. В основном это касается компаний с call-центрами и с разветвленной сетью офисов. Небольшие фирмы тратят на телефонную связь в среднем от 15-ти тысяч рублей в месяц (абонентская плата и звонки). Затраты компаний средней величины достигают 50–100 тысяч рублей, а крупных предприятий - нескольких сотен тысяч рублей. В связи с этим многие организации задумываются о переходе на виртуальную телефонию.
Откажитесь от аналоговой связи в пользу IP-телефонии
Если верить статистике российских провайдеров, предоставляющих услуги IP-телефонии, уменьшить расходы на связь с их помощью удается большинству клиентов. В процентном соотношении это выглядит примерно так:
- 21,4% компаний отметили сокращение расходов более чем на 50%;
- 17,9% организаций смогли уменьшить траты на 30–50%;
- 32,1% - снизили затраты на связь на 20–30%;
- 14,1% - сократили расходы на 10–15%.
Выделим основные преимущества IP-телефонии перед аналоговой и мобильной связью.
Стоимость . Междугородные и международные звонки в рамках пользования услугами IP-телефонии тарифицируются по ценам, которые намного выгоднее расценок аналоговой телефонии или мобильных операторов. Стоимость исходящих междугородных звонков может быть снижена в 3–5 раз, а международных - до 30 раз, в зависимости от направления. Например, в среднем минута разговора с Германией обойдется всего в 70 копеек, с США - в 90 копеек, с Италией - в 50 копеек, с Китаем - в 1 рубль. При этом звонки внутри корпоративной сети всегда будут бесплатными, вне зависимости от расположения филиалов: в другом регионе или другой стране.
Стоимость IP-оборудования немного выше по сравнению с традиционным телефонным оборудованием, однако эта разница в цене очень быстро окупается: в течение 2–3 месяцев. Например, если у московской компании есть филиал в Казани, то одна минута разговора по аналоговому аппарату будет стоить около 4-х рублей, а по IP-телефону - всего 1,5 рубля. Если в среднем сотрудники тратят на телефонные переговоры с филиалом около 60-ти минут в день, то месячные расходы на телефон при аналоговой связи составят около 6-ти тысяч рублей, а при использовании интернет-телефонии - всего 2 с небольшим тысячи.
Масштабируемость и мобильность. Виртуальная телефония легко подстраивается под нужды бизнеса - количество телефонных линий можно увеличивать или уменьшать самостоятельно, в любой момент времени, без вызова специалиста. Все это происходит в считанные минуты. Подключить услуги интернет-телефонии можно с сохранением старого номера. Причем даже при переезде он останется с вами. Любой сотрудник может легко настроить переадресацию со своего корпоративного телефона на мобильный для того, чтобы всегда быть на связи.
Превосходное качество связи и широкие возможности для бизнеса. Качество связи при использовании интернет-телефонии никак не зависит от расстояния, никаких проблем или перебоев со связью не возникает. IP-телефония - это высокотехнологичное решение, которое открывает перед владельцами бизнеса разнообразные возможности:
- организация на сайте онлайн-приема звонков с помощью специального сервиса;
- благодаря многоканальным номерам телефон никогда не будет занят для клиента;
- широкие возможности интеграции с любым другим программным обеспечением;
- возможность организации call-центра по очень низкой цене;
- отслеживание эффективности любых рекламных кампаний;
- голосовое меню, автосекретарь и интеллектуальная переадресация;
- возможность организации вебинаров, видео- и аудиоконференций;
- доступ к любым статистическим данным в рамках использования телефонной связи, полный контроль за расходами.
Выбирайте лучшие условия
На сегодняшний день в России существует около 400 провайдеров телекоммуникационных услуг, но совсем немногие могут похвастаться предоставлением услуг высочайшего качества и при этом доступными ценами. Среди надежных провайдеров стоит отметить компании «Межрегиональный ТранзитТелеком» («МТТ»), «Ростелеком» и ТТК.
При выборе оператора интернет-телефонии необходимо рассмотреть как можно больше различных предложений, а также сравнить предоставляемый функционал. Возможно, следует объявить тендер среди операторов связи и выбрать лучшие условия. Проведение переговоров позволит снизить расходы на связь на 40–50%. В период кризиса это особенно актуально, так как операторы стремятся удержать своих клиентов и привлечь как можно больше новых, снижая стоимость услуг.
Еще один способ оптимизации - передача всех телекоммуникационных услуг в руки одного оператора. Сегодня провайдеры интернет-телефонии предлагают для корпоративных клиентов весьма выгодные пакетные решения, которые не только сокращают расходы на связь, но и упрощают документооборот и отчетность.
Подключите виртуальную АТС и ведите учет расходов на связь
Виртуальная АТС - это услуга для бизнеса, которая позволяет заменить аналоговую АТС и даже организовать call-центр.
Внедрение виртуальной АТС позволяет централизовать процесс использования связи. Биллинговый отчет по единой корпоративной сети предоставит возможность контролировать звонки, совершаемые по корпоративным телефонам. Данный пункт значительно сократит количество внеслужебных исходящих вызовов и уменьшит расходы на телефоны сотрудников.
Для того чтобы все переговоры фиксировались в едином биллинговом отчете, необходимо настроить переадресацию всех звонков из филиалов в головной офис. Таким образом, все исходящие звонки будут идти только из центрального офиса. Только с помощью этого шага расходы на связь можно уменьшить в 10 раз.
Подбирайте выгодный тариф
Как ни странно, одним из наиболее простых способов сокращения расходов является пересмотр тарифного плана. Ведь многие компании переплачивают за связь только потому, что не интересуются, подходит ли им существующий тариф. Ели вы решили сменить его, ответьте себе на вопрос: какие опции вам необходимы, а от каких можно отказаться. К примеру, важно определиться, потребуется ли вам подключать новых участников к многоканальной сети.
Другой немаловажный аспект - квотирование внеслужебных и других звонков с корпоративных номеров - к примеру, запрет на звонки на телефонные номера, которых нет в специальном списке, или ограничение доступа к междугородной и международной связи для тех, кому он не нужен во время работы.
Некоторым организациям, особенно тем, которые контактируют напрямую с потребителями своих товаров или услуг, может потребоваться услуга записи телефонных разговоров.
Можно также подключить тариф для более выгодных звонков по разным направлениям.
Пользуйтесь услугами аутсорсинговых компаний
В некоторых случаях оптимальным решением для сокращения расходов становится обращение в аутсорсинговые компании. К примеру, это касается тех организаций, которым требуются услуги call-центра. Организация собственного call-центра, как известно, дело дорогостоящее. Прибегнув к услугам аутсорсинговой компании, вы сократите расходы вдвое и при этом сможете повысить прибыль на 15–20%.
Именно поэтому востребованность данной услуги ежегодно растет на 40% (по данным CNews).
Если вы хотите сократить расходы на связь, то вам просто необходимо перейти на интернет-телефонию, с помощью услуг которой вполне реально достигнуть высоких показателей экономии. Главное условие при этом - сделать правильный выбор в пользу провайдера, имеющего весомый опыт в работе, выгодно зарекомендовавшего себя на рынке, а также предоставляющего качественную связь и сервис.
Компания «СарИнтел» предлагает телефонное решение, которое позволит сократить ежемесячные затраты на мобильные, областные и междугородние звонки на 50% и более.
При этом:
С существующим оператором договор расторгать не нужно, он остается.
Ваши номера телефонов остаются.
Просто старый оператор перестанет выставлять счета за исходящие звонки. Он останется для входящих звонков и в качестве резервного.
Сравнительная таблица тарифов. Руб./мин. с НДС.
| НАПРАВЛЕНИЕ | Тариф операторов проводной связи | Тариф операторов IP-телефонии | Предлагаемый тариф | Снижение затрат |
|---|---|---|---|---|
| Мобильные Саратова и области | 66-72% | |||
| Саратовская обл., стационарные | 66-87% | |||
| Междугородние стационарные | 50-87% | |||
| Междугородние мобильные | 66-87% |
Если затраты на связь велики, то можно подключить еще более низкие тарифы, вплоть до 25 копеек/минута по всей России, а на мобильные внутри сети одного или нескольких сотовых операторов бесплатно.
За счет чего возникает такое существенное снижение затрат?
Механизм снижения затрат.
Тарифы операторов проводной телефонии и операторов ip (sip) телефонии остались на прежнем уровне. А именно:
- При звонке на саратовские мобильные тариф проводных операторов 1,77 руб./минута, у операторов ip-телефонии 1,50-1,70 руб./минута.
- При звонке на междугородние направления тариф проводных операторов 2-3-4 руб./минута, у операторов ip-телефонии в среднем на большинство направлений Европейской части России и Урала — 1,50 руб./минута.
На этом фоне начиная с весны 2016 года у операторов мобильной связи тарифы при звонках на все номера России (кроме Крыма) упали до феноменально низкого уровня. Звонки могут обходиться по цене 50 копеек/минута. Есть варианты совершения звонков по 25 копеек/минута. Подробнее про эти тарифы у каждого сотового оператора смотрите по ссылкам , Причем особенно интересные тарифные планы у Мегафон и Теле2.
Нюанс всех этих «вкусных» тарифов в том, что это пакетные тарифы. Т.е. за абонентскую плату 250 руб. дается, например 500 минут по всей России на всех операторов кроме МегаФон, а на номера МегаФон безлимитно и бесплатно. Вот и получается, что без учета бесплатных звонков на Мегафон цена минуты равна 250/500=0,50 руб. С бесплатными звонками получается еще дешевле. Но такая цена достижима, если выговорить пакет минут практически полностью.
Рассмотрим пример. Компания пользуется ip-телефонией. Офисная АТС. Месячный затраты на связь 3000 руб. Около 1500 минут. В штате 15 сотрудников, каждый из которых звонит 50-200 минут в месяц.
Если каждому из 15-ти сотрудников дать служебную симкарту с абонплатной 250 руб. в месяц и пакетом 500 минут, то экономии никакой не получается 15*250=3750 руб. Наоборот дороже, при этом пакеты минут на симках используются на 20-40%.
Вот тут-то и приходит решение от компании СарИнтел — сервер телефонии, установленный в офисе компании. К нему через можно подключить например 2 sim-карты. Одна за 250 руб. с пакетом 500 минут. Вторая за 410 руб. с пакетом 1000 минут. См. тарифы . Через голосовой шлюз и локальную сеть сервер телефонии подключается к Офисной АТС компании. АТС настраивается таким образом, что исходящие звонки с офисных телефонов сотрудников, попадая на АТС, идут не через ip-телефонию, а через порты АТС, куда подключен голосовой шлюз. Головой шлюз передает звонок на сервер телефонии, и далее звонок через usb-модемы совершается через симкарты.
Кроме того, в сервере телефонии включена функция , позволяющая, например, настроить пропорцию исходящих звонков 2/3 через симкарту с пакетом 1000 минут и 1/3 через симкарту с пакетом 500 минут. Сервер может подсчитывать количество израсходованных минут в пакете, а в случае полного использования пакета минут автоматически направлять звонки через другого оператора, например ip-телефонию.
Кстати, помимо симкарт к серверу телефонии выгодно подключить операторов sip-телефонии, которые предлагают действительно интересные тарифы, например бесплатные звонки Предыдущие затраты на местные, мобильные, областные и междугородние звонки — 3000 руб. Затраты после подключения: абонплата за сервер телефонии – 450 руб., стоимость звонков по новым тарифам =250+410=660 руб. Итого 1110 руб. Снижение затрат на 1890 руб. в месяц.
Дополнительные возможности:
Подключив сервер телефонии и снизив затраты на связь, заказчику становятся доступны остальные 5 комплексных услуг. Эти услуги охватывают весь спектр современных потребностей бизнеса в сфере телефонной связи.
Нажимайте на «лепестки цветка», чтобы узнать подробнее.
В связи с ухудшением финансово-экономического положения на предприятиях, обострившегося в связи с проявлением воздействий негативных тенденций мирового финансового кризиса, перешедшего уже в разряд экономического кризиса, многие компании начинают панически снижать свои расходы. В снижении расходов руководство компаний видит один из главных рецептов выживания в период кризиса. Поэтому в погоне за экономией начали «срезаться» без разбора даже целые статьи затрат. Решения, конечно, нужно, в таких ситуациях принимать очень быстро, практически, мгновенно. А решения, касающиеся затрат и расходов — это одни из самых легких решений, которые руководству предстоит принять, так как они касаются того, чем предприятие в реальности владеет, денежными средствами, в отличие от принятия, например, стратегических, маркетинговых, инновационных решений, принятие которых, из-за роста неопределенности, стало еще более сложными. Поэтому понятно, что проще всего «затягивать потуже пояса» и «зажимать гайки». Однако необдуманное уменьшение расходов, «затягивание ремней» может привести к негативным стратегическим последствиям и тактическим потерям. При принятии скороспешных решений по уменьшению объема затрат часто также упускаются из виду категории «хороших» или высокопродуктивных расходов, приносящих компании огромный мультипликационный экономический эффект. Поэтому здесь справедливо применение народной мудрости: «Семь раз отмерь и один раз отрежь»!
Данная статья не претендует на обзор всех решений по оптимизации расходов и затрат всех видов, а только ставит своей целью заострить внимание руководства компаний на том, что к расходам нужно отнестись взвешенно, мудро, а не «огульно», вычеркивая целые статьи.
Бороться нужно за снижение не всех, а только непродуктивных, неэффективных, нерациональных затрат. Нужно ставить перед собой следующие вопросы:
- Как можно интенсифицировать, увеличить отдачу и эффективность издержек, которые предприятие собирается снизить.
- Как снижение той или иной статьи расходов повлияет на предприятие через год, два, три, пять и десять лет?
- Какие риски связаны с теми или иными расходами, как снижение расходов повлияет на вероятность проявления этих рисков?
- Имеет ли объем определенной статьи затрат «критический вес», каковы возложенные на эти расходы задачи и функции?
- Какие имеются альтернативные решения? Чем можно компенсировать сокращение затрат?
Снижение расходов на обучение на семинарах, курсах, тренингах, на посещение конференций и форумов
Посещение сотрудниками и менеджерами обучающих программ (семинары, тренинги, курсы, стажировки), деловых и профессиональных мероприятий (конференции, форумы, круглые столы, симпозиумы) при правильной организации работы представителя организации дает компании огромный прямой и косвенный эффект, многократно перекрывающий понесенные издержки.
- Приобретаются новые технологические, деловые, отраслевые, профессиональные знания, важные для развития предприятия.
- Происходит обмен информацией и опытом с коллегами из других предприятий и отраслей.
- Участник получает сильный энергетический импульс, позволяющий ему значительно увеличить его производительность, эффективность и инициативность.
- Попробовать уменьшить стоимость участия в мероприятии. При правильном обращении к организаторам курсов или конференции в 9 из 10 случаев предприятию представят существенную скидку или дадут возможность посетить мероприятие двум сотрудникам при регистрации только одного участника.
- Занимать во время мероприятия активную и инициативную позицию, стараясь извлекать максимальную пользу для предприятия от посещения семинара или форума.
- Взять с собой на мероприятие диктофон, чтобы получить возможность еще раз прослушать самые ценные моменты, и затем познакомить других сотрудников с полезной информацией.
- По итогам посещения каждого мероприятия обязать каждого сотрудника изложить все прикладные моменты, обсуждаемые на конференции или семинаре в виде четких предложений по внедрению на предприятии. При этом сотрудник не должен ограничивать себя только работой своего подразделения.
Это только примеры некоторых рекомендаций по увеличению эффективности посещения деловых и профессиональных форумов. И нельзя не согласиться с тем, что обучающие программы и деловые мероприятия — это эффективный источник идей, знаний, опыта, связей, инновационных устремлений, которые так нужны для преодоления кризисных ситуаций.
Уменьшение расходов на связь и Интернет
Многие крупные промышленные предприятия сокращают лимиты на телефонные разговоры по междугородней и международной связи. С одной стороны, это может оказаться правильным по отношению к перерасходам в подразделениях, в компетенции которых не входят внешние коммуникации. Но в отношении лимитов телефонных разговоров для подразделений маркетинга, сбыта, снабжения, эффективность работы которых в значительной степени зависит от интенсивности международных коммуникаций, ситуация должна быть прямо противоположной. Но в этом случае для увеличения эффективности и отдачи от данных расходов на предприятии должен быть разработан стандарт или регламент по международным телефонным переговорам, предоставляющий сотрудникам понятный и практический инструментарий для эффективной работы.
Сокращение расходов на Интернет, на уменьшение пропускной способности Интернет-связи также не совсем разумно. При восстановлении инфраструктуры разрушенной стихийными бедствиями в Новом Орлеане и других пострадавших регионах США, власти первым делом восстановили высокоскоростной беспроводной Интернет. И Интернет там бесплатный. Это содействует росту и развитию экономики. Самые прогрессивные страны уже давно поняли, что Интернет — это такая же необходимая инфраструктура, как дороги или телерадиовещание и такой же эффективный катализатор развития, как бизнес-инкубаторы или парки высоких технологий. У нас, к сожалению, стоимость Интернет-услуг одна из самых дорогих в мире, несмотря на технологическую простоту оказания этих услуг. А между прочим World Wide Web является сегодня незаменимым источником информационных ресурсов, поставщиком интерактивных сервисов, позволяющих решать многие деловые вопросы, развивать бизнес-процессы, что особенно важно в период кризиса.
- Это источник коммерческой, маркетинговой, технической информации, контактных, управленческих данных.
- Это эффективное средство коммуникаций (e-mail, ICQ, Skype, форумы, блоги, сети, чаты и так далее), выступающее эффективной альтернативой всем традиционным средствам связи.
- Это сильный канал продвижения (рассылка коммерческих и деловых предложений, переговоры в сети Интернет, размещение информации о предприятии на многочисленных Интернет-носителях, продвижение web-сайта предприятия).
Другой момент — это снова же увеличение эффективности использования Интернет-трафика в целях развития предприятия. Здесь можно абсолютно смело сказать следующее: наши отечественные предприятия-производители практически не используют тех многочисленных возможностей, предоставленных сегодня глобальным информационным пространством. Об интенсивности использования даже и речи не идет, нашим компаниям Интернет еще долго нужно осваивать экстенсивными путями, попробовать хоть половину тех Интернет-инструментов, носителей неограниченных возможностей, которые нам сегодня предоставлены. И снова на повестку дня становится фактор обучения. Компании и сотрудники часто просто не осведомлены о тех неограниченных возможностях работы в Интернет, не говоря уже о том, что на предприятиях нет систем, например, Интернет-маркетинга.
То же самое касается и расходов на разработку и создание web-сайта предприятия. Без сайта предприятию сейчас уже просто ни как не обойтись. Сегодня бытует аксиома: «Нет в Интернете — нет в бизнесе»! Но разработать одинаковый по своей эффективности web-ресурс можно и за 5000-7000, и за 500-700 условных единиц. Хостинг на целый порядок обходится дешевле, если заказать его за рубежом и оплатить международной карточкой или электронными деньгами. Вот вам и высвобождается лишний рубль, чтобы вложить его в развитие и продвижение. И такой порядок цифр сегодня присутствует в экономике на каждом шагу, задача только в том, чтобы быть осведомленным и искать новые решения!
Снижение расходов на дальние и загранкомандировки
Любой коммерческий директор подтвердит, что можно долго писать множество писем, ведя переписку с потенциальными партнерами, истратить часы телефонных разговоров, и всего лишь за считанные минуты решить вопрос с глазу на глаз при личной встрече. Переговоры во время командировок — это один из самых эффективных инструментов продвижения продукции предприятия, установления деловых отношений с партнерами. Поэтому, особенно при наступлении кризисных явлений, на предприятии рекомендуется интенсифицировать работу с командировками, отправить в дальние края больше менеджеров и на более продолжительное время. Как показал опыт автора, вопросы, связанные со сбытом продукции, эффективно могут решать в командировках не только менеджеры подразделений маркетинга и сбыта, но и руководители финансово-экономических и производственных служб, усиливая таким образом маркетинговый вектор компании. Поэтому нужно не сокращать расходы на командировки менеджеров, как делают сейчас многие предприятия, а смело увеличивать количество «вылазок» на внешние рынки нашего маркетингового десанта. И говоря об эффективности этих мероприятий, хочется провести аналогию с военной тематикой. Забрасывают в тыл врага кого? Правильно, самых подготовленных, обученных опытных спецназовцев. Такими «асами» должны стать и командируемые менеджеры, которые должны выполнить спецзадания, от которых сегодня зависят судьбы многих людей.
- Следует отправлять в дорогостоящие командировки сотрудников, умеющих эффективно организовать свою работу (посещение максимального числа компаний в день с достижением во время ведения переговоров поставленных целей).
- Важен этап серьезной подготовки к поездке (обзвон, планирование посещений, предварительное, но гибкое назначение встреч).
- Должна быть полная и четкая отчетность о результатах всех встреч, деловых переговоров, стимулирующая рациональное использование времени сотрудника и средств предприятия во время командировки.
- Значительно помогает сотрудникам в подготовке к командировке внутренний стандарт или регламент предприятия по данному вопросу.
- Обязательно нужно стараться быстро реализовать на практике все наработки, результаты командировок по их завершении. Часто получается, что командированный менеджер должен после длительной поездки прийти в себя, отдохнуть. В это время актуальными вопросами никто не занимается, а через неделю — уже ставятся совсем другие задачи.
Снижение расходов на привлечение внешних консультантов и независимых экспертов
Взгляд на проблему со стороны всегда позволяет получить намного более объективную, независимую информацию, необходимую для решения данной проблемы. Привлечение консультантов и независимых экспертов всегда дает огромный внешний импульс развитию бизнеса. Особенно это актуально в критические моменты, когда необходимо действовать и быстро, и умно.
Готово ли предприятие самостоятельно разработать программу развития. Быстро оценить ситуацию, взвесить все сильные и слабые стороны, угрозы и возможности, выработать стратегию, разработать план эффективных мероприятий? Понятно, что не каждому предприятию это под силу. А тем компаниям, которые это сделать могут, никогда не помешает еще и «вливание» новых идей, свежих мыслей, межотраслевого прогрессивного опыта. Мыслящие руководители за это платят немалые деньги и уверены, что эти затраты окупаются многократно. Как сказал китайский стратег Сунн Зи, лидер, который не стремится купить информацию, лидер нерешительный никогда не добьется успеха. Однако на все преимущества работы компании с внешними консультантами снова встает вопрос эффективности этой работы. Консалтинговые компании оперативно, самыми первыми подготовили свои антикризисные предложения, и каждая из них предлагает свой антикризисный продукт. Из всего разнообразия антикризисных предложений выбрать еще сложнее, чем до кризиса. Понятно, что каждый консультант будет при этом максимизировать, актуализировать важность для предприятия той проблемы, в которой он специализируется, то есть имеет наибольшие профессиональные компетенции. Поэтому нужно стараться в предложениях консультантов не упустить те моменты, которые иногда стараются предприятию навязать, чтобы продать свои услуги. И если предприятие уже давно работает с независимым экспертом, который занимает непредвзятую позицию, не лоббирует на предприятии другие виды дополнительных затрат, в которых он сам прямо или косвенно может быть заинтересован, который сопровождает деятельность и развитие этой компании, то расходы на эту работу нельзя сокращать ни в коем случае. Хорошие консультанты сейчас становятся на вес золота и многие московские консалтинговые компании вместо распространенного сегодня везде сокращения персонала, не справляясь с работой, наоборот, расширяют штат. Поэтому наличие у компании проверенного временем непредубежденного внешнего консультанта, обладающего системным мышлением и прогрессивными инструментами развития бизнеса — это большое преимущество, особенно в период кризиса. И ни в коем случае такого преимущества нельзя лишаться в сложные для предприятия моменты.
Если до начала кризиса предприятие не успело определиться с консультантами, нужно это делать сейчас и побыстрее. Эффективность на примере юридического консалтинга: стоимость комплексного аудита правовой системы предприятия будет стоить 500-1000 долларов, но каких ведь затрат это может помочь избежать в будущем.
Сокращение расходов на содержание запасов
Сокращение данной статьи расходов увеличивает логистические и производственные риски, которые в период кризиса увеличиваются и сами по себе. Этот период связан с приостановкой работы и даже закрытием многих производственных компаний. Если такие проблемы окажутся и у поставщиков предприятия, сбои могут происходить и у перевозчиков.
Расходы на рекламу
Уменьшение расходов на рекламу не приведет к тактическим и стратегическим потерям только в том случае, если предприятие найдет другие, более дешевые и условно бесплатные методы рекламы, продвижения, информирования покупателей, потребителей, партнеров о своих бизнес-предложениях. Это могут быть методы «партизанского маркетинга», «рекламы без рекламы» и так далее. Отсутствие финансовых средств должно быть обязательно заменено смекалкой, нестандартными креативными решениями, серьезной творческой работой всего коллектива предприятия. Ни в коем случае не следует отказываться от расходов на ту рекламу, которая «хорошо работает», на те проверенные каналы коммуникаций с потребителями, которые доказали свою эффективность. Расходы на рекламу и маркетинг, в этом случае, нужно перераспределить в пользу этих эффективных инструментов.
Сокращение расходов на техническое обслуживание, ремонт
Сокращение данной статьи расходов также увеличивает производственные риски, ставя со временем под вопрос сами производственные процессы. Сколько предприятие может потерять от простоя линии или более дорогостоящего ремонта оборудования, сэкономив незначительные средства в виде затрат на обслуживании. Можно сэкономить копейку, а потерять рубль! Кроме того, работающее без ремонтов и «на износ» во время кризиса оборудование может оказаться в начале экономического подъема, который непременно рано или поздно сменит кризисный период, уже неработоспособным. Когда экономика начнет расти, компания не сможет использовать преимущества и возможности экономического роста.
Снижение затрат на контроль за качеством
От некоторых экспертов прозвучали такие рекомендации и советы: удешевляйте продукцию за счет снижения качества. А насколько качество произведенных на отечественных предприятиях товаров высоко? Есть ли куда его снижать? Можно ли эффективно конкурировать с таким качеством на мировых рынках? Или эта продукция пойдет на защищенный от зарубежных конкурентов внутренний рынок? Качество снижать некуда, его нужно только увеличивать или не «переводить» природные ресурсы. Примитивизация не допустима!
Сокращение расходов на содержание персонала
Расходы на содержание персонала нужно снижать в первую очередь в тех отраслях, в которых во время экономического бума, предшествующего кризису, произошел необоснованный гипер-рост заработных плат, не подкрепленный ростом производительности труда и ростом эффективности производства. Снижение этих расходов в первую очередь связано с уменьшением премий и надбавок. Однако если в материальном стимулировании не дать других альтернатив, может произойти резкое падение и так низкой производительности труда: сотрудники будут только «ходить на работу». Альтернативами заработной платы, стимулирующей ключевых сотрудников, может быть участие в собственности компании, вознаграждения за рационализаторские предложения, премии за особые достижения, нематериальные меры и так далее.
Что касается сокращения численности персонала, то экономисты будущего скорее отнесутся к такому решению, как современные медики относятся сегодня к «кровопусканию», «успешно» практикуемому лекарями средневековья. Здесь мы не будем касаться макроэкономических последствий массового сокращения персонала, безработицы, падения потребительского спроса и процессов, ведущих к усугублению кризиса. Сегодня есть многочисленные примеры больших сокращений, например, в IT-бизнесе. Сколько средств ушло на поиск и найм даже самого обычного программиста? Сколько денег вложено в его обучение? Сколько сил и средств направлено компанией на сплочение коллектива, мотивацию, развитие корпоративной культуры, профессиональное совершенствование? И сейчас вместе с сотрудниками уходят из компании инвестиции в человеческий персонал, уходят «ноу-хау», уходит информация. А все это с наступлением эры информационных технологий становится главным фактором конкурентоспособности, источником инноваций. Здесь есть и второй момент: что происходит с оставшимися в компании сотрудниками? Люди понимают, что следующими могут оказаться они, перестают доверять менеджменту, уровень лояльности устремляется к нулю. Поверят ли они на следующем корпоративном собрании пламенным речам топ-менеджмента о дружной и сплоченной команде? И чего тогда стоят заявления о социальной ответственности бизнеса?
Подобно «кровопусканию» во время сокращения персонала, во-первых, компания теряет ценные ресурсы, а во-вторых, предприятие «ослабляет свой организм». Э. У. Деминг, автор японского чуда, доказал, что эффективность, производительность, результативность как всего бизнеса, так и отдельного работника зависит только от менеджмента, построенной в компании системы управления, а не от самих сотрудников. Любого, самого отстающего сотрудника можно «поставить» в такую систему, где он будет демонстрировать высочайшие результаты. Персонал нужно обучать! И как говорит пословица: «Нет плохих учеников, есть плохие учителя»! Конечно, все это не просто. Для сохранения коллектива нужно думать интенсивными, фундаментальными, глубинными, системными категориями и принципами, а за период экономического бума, предшествовавшего кризису, мы привыкли только в поверхностному, экстенсивному мышлению. И думать, и проявлять инициативу, и искать пути выхода из кризиса, нужно не только руководству, но и самому персоналу. Обязательно нужно учитывать, что многие люди разучились думать, напрягать мозги, бороться за эффективность, напряженно работать по-стахановски. Во многих отраслях люди привыкли к быстрым, легким и большим деньгам, не соизмеряя свой собственный вклад в получение этих денег, создание реальной ценности для клиента и для общества. В ближайшее время многим работникам придется снова опуститься с небес на землю в отношении своих финансовых и материальных запросов и работать гораздо больше и за значительно меньшие деньги, чем прежде.
Одна из самых действенных рекомендаций: максимально активизировать и интенсивно использовать (часто) уснувший интеллектуальный и творческий потенциал персонала, стимулировать предпринимательство, рационализаторство, новаторство на всех уровнях организации.
Нужно также помнить, что расходы на содержание персонала не ограничиваются только выплатой заработных плат и связанных с этим социальными и налоговыми платежами. Посчитайте, например, сколько стоит аренда рабочего пространства и упущенную выгоду от сдачи в аренду этих площадей. Есть хорошее решение: перевод части хотя бы офисного персонала в «виртуальный» или «домашний», что уже нашло широкое применение на западе, и чем уже успели воспользоваться многие. Благодаря развитию современных информационных технологий организовать работу работников интеллектуального труда можно таким образом, что весь персонал работает дома, а управление и коммуникации осуществляются с помощью средств Интернет. Такой вид организации труда имеет массу преимуществ, как для сотрудников, так и для компании. Среди явных недостатков: дисциплина. Однако, если работник не дисциплинирован и не организован, эффективно ли он работает в самом офисе компании?
Расходы, которые следует уменьшать
«Универсальные» расходы, которые можно безопасно уменьшать без каких-либо значительных потерь в долгосрочном и в краткосрочном плане.
- Устранение потерь на производстве: экономия топлива, электроэнергии, сырья, материалов. Внедрение технологий «бережливого производства» — для многих предприятий с нашей по-прежнему советской культурой это очень громко сказано. Однако, к этому нужно стремиться, к этому нас подталкивает кризис.
- Сокращение расходов на «поддержание высокого статуса». Это может быть и переезд в менее престижный и менее дорогой офис. «Уплотнение» служб, подразделений, персонала в занимаемых помещениях, отказ от излишних площадей и сдача их в аренду, субаренду и так далее. Это также может быть и снижение расходов на служебный автотранспорт, если он укомплектован дорогими и неэкономными автомобилями бизнес-класса (расход топлива, затраты на обслуживание), благодаря переходу на «малолитражки», сокращению служебного автотранспорта
- Отказ от выплат дивидендов учредителям и акционерам в пользу укрепления финансовых позиций, создания стабилизационного фонда предприятия, для выживания компании в кризисный период. Сюда же относится и отказ от «огульных» выплат премий, надбавок. Однако, сэкономленные за счет этих мер средства нужно вкладывать в развитие, а не «проедать».
- Целый раздел так называемых «скрытых или неявных затрат», о которых все забывают. Это издержки неполученной или упущенной выгоды. Эти затраты не отражаются ни в каких отчетах, поэтому с ними никто и не борется. В то же время, если зайти на любое крупное промышленное предприятие, увидим ли мы, что там эффективно и рационально используется каждый квадратный метр площадей и каждый станок? А если ненужное сдать в аренду или организовать из «лишних» на предприятии людей производственные группы, кооперативы, бригады и помочь им в освоении новых направлений работы, то на этом можно не только сэкономить, но и заработать.
- Канцелярские товары, офисные расходы — статья не большая, но, как говорится: «Копейка рубль бережет»! Нашим людям не привыкать экономить бумагу, печатая на черновиках, экономить картридж, переводя принтеры в экономные режимы печати, что все и делали 10 лет назад. Сюда же относится и элементарная бережливость по отношению к электричеству, воде, теплу и так далее.
- Расходы на приобретаемые предприятием комплектующие, материалы. Общепринятым механизмом во всем цивилизованном мире считается постепенное планомерное уменьшение стоимости механизмов узлов, и комплектующих давно выпускаемых образцов. Все японские компании утверждают со своими поставщиками графики уменьшения цены и планы улучшения качества производства закупаемых изделий. Поэтому и наши предприятия могут с поставщиками заключать не только контракты и договора на поставку, но и долгосрочные соглашения о качестве поставляемых товаров (контроль и развитие) и графики постепенного снижения закупочной стоимости комплектующих.
- Безусловно, сюда же относятся и расходы на сферы и появившиеся на волне предшествующего экономического бума и гипер-роста отрасли сектора B2B. Сегодня, наверное, ни у одного директора не возникнет вопроса: «Платить ли десятки и сотни тысяч долларов креативному агентству за логотип и слоган дочерней компании или поработать над этой задачей своими силами»?
Расходы, которые предприятию придется увеличить
Затраты, которые предприятию целесообразнее понести в целях минимизации рисков и уменьшения расходов, которые фирма в противном случае может понести в будущем.
- Расходы, связанные с экономической безопасностью предприятия. Необходимо провести комплекс предупреждающих мер по ликвидации многих рисков, вероятность которых в кризисные периоды увеличивается. Рекомендуется усилить на предприятии систему риск-менеджмента, правовую систему, систему безопасности, систему антикризисного PR и так далее. Провести процедуры юридического аудита всех аспектов деятельности компании. Провести антикризисный аудит системы информационной безопасности.
- Расходы или инвестиции в человеческие ресурсы. Это расходы в первую очередь на поддержание морального духа (корпоративная идеология, внутренний антикризисный PR), так как сколько бы предприятие ни сокращало бы затраты, кризис не преодолеть без поддержки и блеска в глазах сотрудников. А кризис предоставляет отличные возможности по сплочению коллектива. Сюда же относятся и расходы по переподготовке и переквалификации персонала, без которой также не обойтись. Многие европейские компании, отправившие своих сотрудников в неоплаченные отпуска на 1-2 месяца, организовали на этот период программы корпоративного обучения персонала, перепрофилирование, переквалификацию и переподготовку на другие направления и сферы деятельности для подготовки людей к выполнению другой работы, решению других задач.
- Расходы на маркетинг, проведение маркетинговых и научных исследований, на разработку новых продуктов, проектирование и внедрение в производство новых видов продукции, затраты на формирование собственной независимой от внешних кредитных вливаний товаропроводящей сети. Это все критически необходимо для компаний, собирающихся работать и в период, и после кризиса, а не сворачивать бизнес в ближайшее время.
- Расходы на развитие предприятия в виде вознаграждений и выплат за рационализаторские предложения, на внедрение новых менее ресурсоемких и ресурсосберегающих технологий, на оптимизацию бизнес-процессов, позволяющих увеличивать эффективность производства и бизнеса компании.
- Затраты, необходимые для реорганизации и обновления бизнеса, внедрение инноваций и развитие предприятий. Экономика и бизнес после кризиса не останутся такими же, какими они были до «коллапса». Деловой мир сильно изменится, как всегда это бывает, снова произойдет перераспределение ресурсов: финансовых, производственных, интеллектуальных, произойдут изменения в расстановке сил на рынке и в политике. Практически все бизнес-аналитики и топ-менеджеры крупных компаний пытаются найти новый путь и даже новую парадигму бизнеса. Поэтому каждому предприятию придется пройти свой путь изменений в организационной структуре, корпоративной культуре, построении отношений во многих плоскостях, а это в свою очередь потребует вложений.
- Расходы на бизнес-интеграцию, организацию и финансирование деловых и отраслевых союзов, ассоциаций, клубов. Даже крупные и очень сильные компании окажутся в ближайшее время в сложном положении, решать многие вопросы в котором легче в кооперации со своими бывшими конкурентами, координируя всю отрасль. Многие вещи сейчас можно будет решить гораздо эффективнее, если действовать вместе, сообща, думая об эффекте для всей отраслевой, региональной и общеэкономической системе. Координация действий, общие интересы, совместное решение сложных вопросов в органах государственного управления, объединение для совместных закупок сырья и материалов, снабженческая, производственная, сбытовая кооперация и экономия на масштабе дадут компаниям в этот период ряд дополнительных преимуществ. Однако это невозможно без полноценной и активной работы аппарата, координирующего органа такого союза или ассоциации, который нуждается в соответствующем бюджете.
Управление расходами на предприятии в период кризиса должно быть не бюджетным или автоматическим, когда выделяются статьи и доводятся лимиты, а «ручным», когда изучается целесообразность каждого платежа, эффективность всех издержек по отдельности. Управление расходами должно соизмерять тактические потребности и стратегические задачи, находя между ними золотую середину.
Кризис, снижение на предприятии расходов дают сотрудникам и менеджерам подразделений хорошую возможность объяснения своих упущений и не достижения поставленных целей. Чтобы такого не случалось можно в управлении использовать подход, практикуемый на многих японских предприятиях: это работа с парами противоположностей. При постановке целей должны ставиться двойные, иногда даже взаимоисключающие задачи: уменьшить стоимость и улучшить качество, снизить массу и увеличить устойчивость и так далее. Это не даст людям возможность все свои недоработки списывать на снижение расходов. А, кроме того, японцам это помогает еще и находить принципиально новые решения, лежащие за пределами этих ограничивающих ментальное поле пар противоположностей.
Важно найти мудрые решения, характеризующиеся как «золотая середина». Как 100 лет назад говорил Генри Форд, управление расходами не должно характеризоваться ни жадностью, ни расточительностью. Обе эти крайности ведут к перерасходам, вызывая сразу или через некоторое время новые проблемы и еще большие издержки на их решение.
Хочется также предостеречь менеджеров и предупредить, что «завинчивания гаек» и «затягивания поясов» недостаточно для того, чтобы компания вышла из кризиса. Это только одно из направлений, в котором следует сегодня двигаться. Для выживания предприятия необходима целая система мероприятий:
- Сокращение расходов, уменьшение нерациональных издержек, то есть, собственно, «завинчивание гаек».
- Увеличение экономической эффективности и отдачи всех затрат, ресурсов и вложений.
- Увеличение доходной составляющей бизнеса, интенсификация маркетинговой деятельности.
- Поиск альтернативных решений, позволяющих заменить расходоемкие решения на «беззатратные» и «малозатратные» варианты.
- Развитие бизнес-систем (производство, маркетинг, логистика, HR, НИОКР, так далее), рационализаторская деятельность, оптимизация бизнес-процессов.
- Поиск и принятие принципиально новых фундаментальных решений организации и ведения экономической деятельности, вплоть до изменения парадигмы бизнеса.
В настоящий момент на мировом, национальном, региональном, отраслевом, корпоративном уровнях предпринимаются попытки по нейтрализации негативных последствий мирового финансового кризиса. Однако на всех этих уровнях при этом используются меры и предпринимаются решения, которые являются причинами сложившейся ситуации, то есть которые постепенно и привели к кризису. И если упор на поддержку банковской системы и стимулирование потребления и может дать в краткосрочной перспективе положительный результат (для отдельных элементов системы, а не для всей системы), то это ненадолго. Как говорил Альберт Эйнштейн: «Невозможно решить проблему на том же уровне, на котором она возникла. Нужно стать выше этой проблемы, поднявшись на следующий уровень». И если не будут найдены принципиально новые решения, которые в корне изменят экономическую модель и системы управления хозяйством, то кризис перерастет уже из разряда мирового экономического в разряд глобального кризиса цивилизации. Кроме того, кризисы подобного масштаба и глубины всегда приводят к открытию и новых технических решений, новых технологий, новых источников энергии, новых систем организации труда, к обновлению во многих сферах, секторах и отраслях экономики. И даже если мы не сами придумаем принципиально новые подходы к работе, то, по крайней мере, мы не должны упустить смену парадигмы бизнеса и не оказать снова за границами возможностей и перспектив.
Период, в который мы вошли, не простой, но в результате, представьте, как мы научимся управлять затратами и эффективностью своих компаний! Сколько за это время будет найдено прогрессивных решений, которых мы бы даже не искали, если бы не кризис! А на прошедшие периоды мы будем смотреть как на времена неэффективного бизнеса и упущенных возможностей и задавать себе вопросы, почему мы раньше так мало думали об эффективности и развитии.
